第6章超越计划的渴望(1)（2 / 2）

日复一日，年复一年，对办公室职员来说，浪费时间的罪魁祸首一直是这么几个：缺少方向、目标不稳定、计划不周详导致的危机管理等。而现在，同样让他们伤脑筋的还有电话、手机、寻呼机所带来的不断侵扰。有个人曾经这样向我诉苦：“我已经说不清有多少次谈话过程中，对方的手机一直‘嘟嘟’响，显示有新邮件，他就马上停下来回邮件。”

有些人不懂怎么说“不”，有些人则在处理重要工作上缺乏锻炼。当然，桌子、抽屉乱糟糟、书和文件堆成山、东西乱放找不到，都是做事缺乏条理的表现。

有些人不懂该怎么分派任务给别人，任何事情都想亲力亲为。能者多劳固然是件好事，但事事都揽上身则是愚蠢的行为。它带来的是更多错误、挫折和资源的不当分配。不过，幸运的是，在这本书里你可以找到科学管理时间的办法。

效率和有效性的区别

现在，我们来看看实现成功的另外两个因素：提高效率和实现有效性。首先，我们需要区别这两个概念。

人们常常误解效率和有效性这两个概念，认为它们是同义词，可以随意替换使用。事实上，它们是两个不同的概念。

打个比方，你经营一家自动化洗车行，任何一天，你都希望送来洗的车越多越好（效率），同时，每辆车都需要洗得干干净净（有效性）。

如果彻底洗好一辆车需要花费很长的时间，一天只能洗很少的几辆，这对你的生意不是件好事（效率低）。同样，即使你们洗车行的洗车速度全市第一，但每辆车都洗不干净，这也不利于公司的长期发展（无效）。因此，效率和有效性紧密相关。

提高效率

效率用来衡量生产率，即你能多快完成一件工作。

下面是有助于提高效率的一些小窍门：

养成一套早晨能快速出门的好习惯。

前一天晚上准备好第二天要穿的衣服、工作资料和公文包。

在中午以前回复前一天晚上的电话留言、传真和电子邮件。

电话交流时，专业而简洁。

回复邮件要清楚、简洁，争取一次成功。

缩短休息时间，但要休息好。同事顺便拜访时，不要停下手头的工作。直到工作完成后再休息。

利用空余时间完成比较简单、轻松的工作。

买个快餐，坐在办公桌前吃。但有时也需要出去透透气。

做事有始有终，一开始就要计划好，不要走回头路。

把不急于完成的工作往后挪一挪。比如，不要一有项目就立刻着手干，把不重要的一些往后推，但是要保证留下足够的时间。

每天整理、更新文件，并养成习惯。把与手头上项目无关的文件、纸条扔掉。

收集、整理会议记录，准时主持、参加会议。

尽量遵守每天的日程安排。

完成一件工作后，及时清理文件或资料，不要任它们堆积。

喝下午茶，或有意识地在午餐前处理好伤脑筋的任务，这样下午不至于筋疲力尽。

在一天工作结束前，完成尽可能多的任务。

下班回家前去健身，以免回家后懒得动。

必须保证有效性

在追求成功的过程中，许多职员都能快速完成一项又一项工作，表现出极高的效率。然而，更关键的问题在于他们手头上的工作到底有没有做的价值，他们着手进行的工作值得花费时间和心血吗？

每天，你必须认识到这一点：不管做什么事，效率固然重要，但有效性更重要。不幸的是，现在的工作环境向员工传达的信息是：动作快、干活多比结果更重要。于是他们像无头苍蝇般忙得团团转。

那些能够出色完成工作，尤其是有志于当领导的职员，知道如何把握效率和有效性之间的细微差别。他们明白，开发出一个新软件，把它推向市场是一回事，而让它在市场上有效畅销又是另一回事。