第18章大学社团如何策划一场讲座？（1 / 2）

我因为会一点ppt，帮大学生指导过简历，所以经常有机会被全国高校社团邀请去学校做讲座。

在被社团邀请过程中，我观察到很多同学热情有余，做事情积极但不专业，常常是犯了很多错误自己也不知道。作为讲座嘉宾，我常常说的一句话是，你经历过的事情并不一定能成为你的经验，除非你能把你的经历总结下来，成为别人可以参考的内容，这才是经验。

任何工作，你都先要建立一个总体框架。我把邀请嘉宾讲座分为五个大阶段：

1.活动策划→2.嘉宾预约→3.正式邀请→4.现场活动→5.活动总结

阶段一：活动策划

邀请我讲座的社团五花八门，大部分社团是看到我鼓励他们邀请我去高校讲座，便尝试邀请而成行。

但实际上一个社团要发展，应该有自己的定位，不能满足于邀请了名人讲座，你需要认真考虑如下问题：

讲座听众：针对哪一类目标人群？

讲座主题：设置哪些目标人群感兴趣的主题，能否得到官方预先认可？

可邀请嘉宾：这些主题可以找到哪些嘉宾来讲，能否长期合作？

讲座规模：准备组织多大的规模，场地是否有保障？

讲座费用：要多少宣传费用，嘉宾差旅及礼品费用，人工成本？

讲座时间：讲座可以安排在哪几个大时间段？

这里面的关键是第一活动主题要目标人群感兴趣，第二能得到官方认可。没有第一个条件，活动组织不起来，没有第二个条件，活动连组织的条件都没有。

有的同学在网上和我预约讲座，却根本没有事先和学校沟通好，先和我沟通了半天然后再去找学校时被学校拒绝，再很遗憾告诉我对不起学校不同意，这样就是犯了初级错误——必须先得到内部许可再做邀请。

要对外沟通，必须先在内部搞定关键资源，有把握才能邀请嘉宾，否则就会浪费大家的时间。

学校还会有一些活动安排，可能会有日程冲突，这些也应该由社团同学自己提取先搞清楚，避免临时发现借不到场地而尴尬。

阶段二：嘉宾预约

嘉宾预约阶段也是让我头疼的，很多同学会通过微博私信联系，而不是正式的邮件联系。

私信联系的毛病简单说三点：

第一，不正式；

第二，越是名人越是私信多，各种骚扰，很容易遗漏；

第三，私信很难事后检索，增加他人事后跟踪关闭的难度。

很多嘉宾，在自己的博客或者微博提供了邮件联系方式，但是很多同学并没有去找，反而是不断问嘉宾联系方式，这会让嘉宾觉得你的办事能力欠缺。

如果你要发邮件邀约嘉宾，你尽量言简意赅说清楚这些事情：

你是谁？——一句话说明你是哪个学校哪个社团什么职务的谁？

你想做什么？——邀请嘉宾来干什么？期待主题，对象和可能规模，是否对社会开放？

讲座地点在？——由于现在大学往往有多个校区，还有很多是不同地方的独立学院，所以要稍微介绍一下你们学校的地点，便于嘉宾判断行程。

宣传方案为？——如果要进行校内外宣传，会如何宣传？这点对嘉宾判断讲座价值很有意义。

有什么要求？——时间、能否解决往返路费及差旅、有无报酬？如果讲座内容需要校方审查，也需要提前说明。

更多介绍——讲座的影响，促进嘉宾答应你的邀请。

下一步建议——如果嘉宾同意，你们将做什么？希望嘉宾反馈的时间最好也说明。

你的联系方式——你应该提供自己的全名，电话，邮件，微博微信（假如有的话）信息，便于嘉宾反馈。并可以请嘉宾提供他方便的联系方式。

有的同学邮件开篇就是大幅介绍社团，这不是不需要介绍，但先说明你的核心内容再介绍更好。

有的同学社团介绍洋洋上千字，能否压缩提炼到300字内更好？毕竟看一封长邮件很费时。

如果邀请嘉宾有时间要求，可以给嘉宾几个可选的时间段，便于嘉宾考虑行程有无冲突，有时候因为时间冲突不能成行也是正常的。这个时候你们应该有一些预案，比如就同一话题，准备几个备选嘉宾，一个不行，就邀请另外一个，争取把活动搞起来。

如果邀请嘉宾，但是不能解决路费、住宿和餐饮，或者没有报酬，必须提前说清楚，按正常的情况，谁邀请谁要承担基本的交通餐饮路费，总不能让嘉宾来学校做演讲，还自己掏钱倒贴路费餐饮食宿吧？不是嘉宾都在意钱，但是作为礼仪，涉及费用的问题要先说清楚，避免后面误会。而且嘉宾也会考虑讲座的成本自己是否愿意承担，说清楚好做判断。

还有的同学设计详细的邀请函，这很好，但是尽量不要用附件格式，直接粘贴到邮件里面，做好排版，会更方便嘉宾浏览。

什么叫作做好工作的细节？————其实就是与人方便与己方便。

阶段三：正式邀请

如果能够得到嘉宾的正式许可，约定时间，你们就应该争取学校的官方正式批准，这样才能借教室。借到教室才能够给嘉宾发出正式邀请函。

现在邀约嘉宾一般通过邮件，这份邮件建议按如下格式去写：

上一次情况简介：必须再次说明你是哪个学校哪个社团什么职务的人，让嘉宾回忆上次我们做的约定，还有后面的进展。

邀请函：讲座主题，讲座时间，讲座地点，讲座对象，讲座预期规模，讲座的议程（包括答疑、抽奖和合影等安排）。

宣传方案：如果需要嘉宾提供资料，这里可以提出要求。

接待方案：接待方案包括嘉宾来学校的吃住行安排，有无安排接车，有无安排食宿，谁会陪同，有无安排送行专车，这些你都要替外地嘉宾考虑到。

详细行车路线：从车站到讲座地点路线，包括大学内路线。

特殊要求：比如嘉宾对住宿方面的要求，对讲座规模的要求，对订票方面的要求，是否需要嘉宾提供奖品，转发活动微博，嘉宾提供自我介绍的内容（这个建议我们做好，给嘉宾确认）等等。

费用报销说明：如何报销费用，是当场现金还是事后转账，是否要嘉宾提供票据等等。

再次提供负责人以及接待联系人的电话。