第18章大学社团如何策划一场讲座？（2 / 2）

正式邀请函发出后只是工作的开始。

第一，要得到嘉宾的正式确认，因为有些嘉宾可能时间临时有冲突，不得不变卦，我们要做好预案，比如改日再约。

第二，如果宣传方案得到嘉宾的认可，需要把宣传的文案给嘉宾确认，这个包括校内海报还有宣传微博的文案。

如果是微博文案，必须考虑是否要说明时间地点主题，还有是否对外开放，如果对外开放应该在微博配图里详细说明行车地点，便于校外朋友自己查找。

第三，你们应该告诉嘉宾关于讲座的听众情况，他们是谁，想听什么，关注什么问题，是怎样的水平，便于嘉宾做一些针对性的准备。

第四，社团发微博也要注意，首先，不要发n条微博，反复顶一条胜过发n条；其次，微博文案要精心设计提高吸引力；再次，微博里不要@一堆人，应该私下邀请同学们转发，转发有了一点影响，再请嘉宾转发，让嘉宾看到你们的能量，感到被重视。

第五，如果有食宿接待，应该提前说明你的安排是什么。

第六，特别提醒大家注意，讲座的规模不一定求大，但一定要让嘉宾感觉到活动组织得很成功，也就是上座率一定要努力保证。比如你借一个300人的教室，最后只来了100人，会场给人感觉就很不好，嘉宾也觉得自己的讲座不受重视。我觉得邀请嘉宾来讲座，却组织不起来几个人听，这是很不礼貌的事情，因为浪费社团的精力，也浪费嘉宾的时间。

阶段四：现场活动

现场活动其实也分活动前、活动中两个阶段。

活动前包括宣传、接待、预热。

宣传中容易忽略的细节：

1.传统的宣传方式不说了，到了学校应该让嘉宾看一看，嘉宾看到自己在学校很受重视，会很开心。

2.现在大家都很重视新媒体，主要是微博微信，如果有微博墙，一定要策划和引导同学们发布，如何引导是有学问的，要有一些同学发布样例，让其他同学明白怎么做。

3.如果在会场过程中要发微博，应该提前有所准备，不要临时发一张照片，然后配一句话，不妨事先想几句和嘉宾匹配的文案，再配发多图微博，效果会更好。

接待中大家不容易注意的细节：

1.要在讲座开始前一周或者三天短信提醒嘉宾注意行程安排，怕他忙忘了。

2.要在讲座前三天短信接待人电话还有详细路线，便于嘉宾打车或行车。请务必短信，不要邮件或者私信，短信才方便嘉宾看！

3.要在讲座前一天再次礼貌确认嘉宾日程安排，告知当地天气情况，询问嘉宾是否需要接车，有可能嘉宾是从别人现场赶过来，不需要你们接。

4.接到嘉宾后要马上再次和嘉宾确认现场活动流程，有无预热，有无其他领导讲话，有无其他社团宣传，有无答疑环节，有无过程互动，有无抽奖环节，活动后有无合影环节，嘉宾对活动整体时间控制要求，还有演讲完后住宿安排。具体如何操作，需要给嘉宾简要解释说明。

5.如果有正式餐饮安排，需要给嘉宾介绍主人和陪客，让嘉宾感觉轻松。如果没有正式餐饮只是便饭，也需要表示礼貌歉意，并感谢嘉宾支持工作。

6.如果现场对嘉宾有介绍，介绍文案也需嘉宾再次确认。

7.如果嘉宾来得比较早，应该考虑安排一个休息的地方，准备茶水，并顺便问问嘉宾演讲时喝什么饮料，有的嘉宾无所谓，有的可能不能喝凉水。

8.特别要注意嘉宾的演讲ppt要求，是否需要投影，是否需要无线话筒，是否用自己的电脑（如果是，需要提前测试笔记本和投影仪是否可用），是否对powerpoint版本有要求，是否需要遥控笔，是否需要白板，这些细节需要提前测试和确认。

现场活动流程大家容易忽略的细节：

1.如果有微博互动，需要进场时进行宣传，建议给入场同学发一个名片式小卡片提示如何操作，大屏幕往往滚动太快，看不清。

2.开场应该介绍活动流程，有无答疑（请大家提前准备问题，写到纸条上），有无抽奖（非常重要，留人的关键），是否可以在结束后合影，如果嘉宾行程紧张，也要事先说明，告知大家今晚嘉宾可能还要赶赴其他地方，不能多留，机会难得，抓住机会提问。

3.现场活动过程中，要特别注意提问环节，因为会场大，提问声音可能听不到，提前应该测试话筒的音量，安排同学快速传递话筒，如果没有话筒，也要考虑如何方便嘉宾回答，比如收纸条。

4.活动后会有很多同学可能要找嘉宾签名或者合影，应该考虑引导一个座位给嘉宾签名，并组织会场秩序，控制时间，以免耽误嘉宾的后续行程。

5.活动结束后应该有专人安排嘉宾送到目的地，如果嘉宾留宿，应该有专人负责嘉宾第二天出行接送，避免嘉宾因为疲劳误点，或者人生地不熟误事。

阶段五：事后总结

事后总结分对外宣传和内部总结。

1.对外宣传包括内部新闻宣传还有新媒体宣传，特别是微博这样的宣传，应该追求深度和质量，一条写得好的微博，不但能够概括活动的亮点，还会引起参会同学的吐槽，这个好微博也会让嘉宾开心转发。微博的形式可以分“点评+现场多图照片”，思维导图或ppt心得等形式，不要满足于拍个现场照的水平。

2.讲座结束后1—2天内应发一封感谢信给嘉宾，感谢他的到来和支持。并且就讲座现场反馈给嘉宾一个汇总，也请嘉宾对活动本身有什么建议或不满希望给予指出，好方便我们日后改进，留下经验。

3.全部活动完成后应该像我这样做一个系统总结，这才是主办者最大的活动收获。

什么是好总结？是别人看了你的总结知道自己也可以怎样做，这才是好总结！

否则你做再多的工作也不过是经历，不是经验！经验一定是经过结构化思考后可以系统复制的东西。

写到这里，不知道你对举办一次社团讲座是否有了新的认识？很多人问我在大学里没有拿奖学金，没有做过部长，没有参加过大赛，写简历没有内容怎么办？

我的回答总是：一个优秀的人只需要完整做一件事，就能充分证明他的能力。